גם בעולם אסטרטגי ודינאמי אלוהים נמצא בפרטים הקטנים.
השינויים התכופים, המאפיינים את עולם העסקים והכוללים, מיזוגים ורכישות, שינוי שווקים, תחלופת מוצרים וצורך מתמיד בהתייעלות, מעמידים בפני מנהלים, אנשי התכנון הארגוני ומערך מנהלי משאבי האנוש, את הצורך להתמודד עם ניוד עובדים, פיטורים, קליטת עובדים, שינוי בתהליכי עבודה והגדרת תפקידים מחודשת לאנשים. האתגר העומד בפני הארגונים והחברות הוא להיות בטוח שפעולת השינוי הארגוני שבוצעה, אם מדובר במיזוג ואם מדובר בהתייעלות וצמצום, הייתה נכונה, ותהליכי מיצוי כוח האדם תוך התאמתם לצרכים הארגוניים החדשים, היו במקומם, בהיקף הנכון, תוך לקיחה בחשבון של כל המרכיבים הנוספים
התומכים והמושפעים מהתהליך, כל זאת מתוך כוונה להבטיח את השגת מטרות הארגון ויעדיו תוך מיצוי המשאבים. כלי ניהולי טוב ומתאים לכך, שעומד לרשותם, הינו שימוש בתהליכי תקינה. מטרת מאמר זה להציג הוא להציג את מקומה של התקינה, בתוך התהליך הארגוני – ניהולי השלם, להדגיש את ההכרח בקביעת כללים קבועים לביצוע שינויים בתוך הארגון, את חשיבות השליטה בנתוני התקינה למימוש תהליכי שינוי ואת הצורך בשימוש במערכות מידע תומכות לקבלת ההחלטות ולמיצוי הידע הארגוני הקיים. כל אלו ישמשו כבסיס למיצוי המשאבים הפנים ארגוניים באופן אפקטיבי, יעיל, דינאמי ומהיר, בתוך סביבה עסקית משתנה.
האתגר
המיזוגים והרכישות, כוחות השוק המשתנים, פיטורי עובדים וקליטת עובדים חדשים, יוצרים מצב של משבר, ברמה כזאת או אחרת, בכל ארגון. מצב זה מחייב התייחסות אישית אנושית לכל עובד ועובד כחלק מהאחריות הכוללת של הארגון לעובדיו, לרבות השפעת השינוי לאורך זמן על בעלי התפקידים והעובדים הנשארים בארגון. יחד עם זאת, ומבלי לגרוע מההיבט האנושי, עומד בפני המנהל גם האתגר הארגוני,
לבצע תהליך מהיר, יעיל ואפקטיבי שאכן ישיג את מטרתו. קליטת כוח אדם חדש או פיטורין, שאינם נשענים על כללים ברורים והרואים את כלל המשמעויות לארגון, הם מבחינת בזבוז שלעיתים, לא רק שלא ישיג את היעדים הנדרשים להתייעלות או מיצוי שינוי כזה או אחר לטובת השגת יעוד ויעדי הארגון, אלא אף יכול לפגוע בעתיד בביצוע שינויים נוספים ואחרים בשל אובדן האמון של העובדים ובעלי התפקידים ביכולת ההנהלה לתכנן ולממש באופן מלא ומדויק תהליכים אלו. האתגר, אם כך, הוא לעשות את המעשה הנכון בדרך הנכונה. בתהליך הארגוני של התייעלות וצמצום הכולל ניוד ופיטורים של עובדים, יש להבטיח אפקטיביות כזאת, שמעצם התהליך, לא "יבוטלו" תפקידים שבסופו של דבר יפגעו בתפקוד הארגון בעתיד. זאת ועוד, שינוי זה מאפשר ומחייב הזדמנות לבחינה וצמצום של גופים או תפקידים נוספים, המושפעים מהשינוי שעצם הישארותם אינה רלוונטית למציאות החדשה שנוצרה לאחר השינוי וכמובן שאינה משרתת את יעדי הארגון ומטרותיו. אם כך, כיצד מבטיחים עמידה באתגר זה?
תהליכי הארגון והתקינה ומה שביניהם
במטרה להצביע על המענה הנדרש, יש להגדיר את המושגים, להצביע על התהליך הסדור של הארגון והתקינה ועל יחסי הגומלין שביניהם. הבסיס לתהליך זה הינו מימוש תהליכי הארגון והתקינה באופן שוטף ודינאמי בהיזון מתמיד בתוך מסגרת משאבים קבועה (תקצוב).
התהליך הארגוני הוא המגדיר וקובע את יעוד הארגון ויעדיו, המגולמים במבנה ארגוני תומך ומגובים בתהליכי עבודה מתאימים. ההכרה מתבצעת על בסיס הלימה בין המבנה הקיים לבין המטרות והביצועים הנדרשים בהתאם ליעוד הארגון ומטרותיו העסקיות. אבחון המבנה הארגוני מצביע גם על פערים בין המבנה הפורמאלי המוגדר, לבין המבנה הבלתי פורמאלי המתקיים בפועל ולפיו מתנהלים הדברים ברמות השונות של הארגון. תהליך זה, יש להשלים בתהליך סדור לניתוח צרכים, שיקבע את הסטנדרטיים הנכונים להקצאת המשאבים. במקרה שלנו, כדוגמא, מדובר בכוח האדם, המרכיב המרכזי של משאבי הארגון. כוח האדם להשגת היעדים והמטרות, יכול להתבסס על מספר חלופות: תקני הארגון עצמו, יועצים, מיקור חוץ ( outsourcing). גם ערכי הארגון ואופיו מגדירים את תהליך הסטנדרטיזציה.
"ארגון רזה", ישאף לצמצם את כמות כוח האדם המעורב בתהליך העבודה, ארגון בעל הגדרות ליבה ברורות יעדיף מיקור חוץ וכד'. לפי כך תהליך נכון כזה שייתן, בסופו של דבר, את המענה המתאים למיצוי יעיל ואפקטיבי של משאב כוח האדם להשגת יעדי הארגון במצבים של משבר והזדמנות. היזון מתמיד בין תהליכי הארגון והתקינה באופן סדיר, הם שמאפשרים את יעילות תפקוד הארגון והקצאת המשאבים הנכונה. כלומר, עבודת התקינה מחייבת לתמוך את המבנה הארגוני שנקבע כדי להשיג את הצורך העסקי בהתאם לאתגרי השוק. בהתאם, יש להגדיר לכל תת יחידה בארגון ולארגון כולו את המבנה הארגוני הנכון. מבנה ארגוני זה יציג את ייעודו ותפקידיו, את החזון שלו, את המבנה ההיררכי ואת יחסי הגומלין הנדרשים בין בעלי התפקידים בתוך הארגון ובינו לבין גופים וארגוניים אחרים, וכן את ההרכב ובעלי התפקידים ההכרחיים לקיומו האפקטיבי של הארגון מבחינה עסקית. הגדרות וקביעות
אלו יבוצעו בראיה כוללת, תוך התמקדות אל עיסוקי הליבה, שכן היא המאזנת למעשה בין המשאבים לבין הצרכים . הנחת המוצא היא ששינויי ארגון ותקינה יתבצעו בעת משבר או במציאות של הזדמנות והצלחה, ויש בהם משום צורך למצות את המשאבים בתהליכי התייעלות. כאלו שלא רק שלא יפגעו בארגון, אלא אף ישפרו את האפקטיביות התפקודית עסקית של הארגון או של החברה. תהליך זה חייב לכלול איזון מול הסך הכולל של הצרכים, ומיצוי המשאבים. הבחירה המובילה לתהליך הינה הבחירה האסטרטגית, כזאת המתעדפת את המשאבים אל מול עיסוקי הליבה הארגוניים. הצורך להשגה מיטבית של עיסוקי הליבה המקצועיים – ארגוניים, היא שמהווה את הבסיס למיקוד מבנה הארגון.
התקינה – ככלי למימוש רעיון ניהולי
מה הוא תהליך התקינה? לשם מה הוא דרוש? ועל מה הוא נסמך? משהגדרנו את זהות הארגון, ייעודו ויעדיו, ומשקבענו את תהליכי העבודה הרצויים והצבענו על המבנה הארגוני הראוי, ולאחר שביררנו את מסגרת המשאבים העומדת בפנינו, זה המקום לקבוע את היקף המשאבים הנדרש למימוש העבודה או לביצוע התפקיד כל זאת בדרך כזאת שתבטיח את תפקודו ותפעולו האפקטיבי השוטף.
תהליך התקינה, הינו תהליך שבו מתאימים את משאבי הארגון לצרכיו בהתאם ליכולותיו, ולמגבלת משאביו. למעשה, התקן הינו ההחלטה הניהולית הקובעת את הרצוי (צורך), בהתחשבות במשאבי הארגון (יכולת). התקן מהווה את נקודת הייחוס להקצאת המשאבים. על בסיס התקן ייקבעו כלל הנגזרות הארגוניות – תפקודיות הנובעות, כמו, רמת התגמול, משאבי התפעול הנדרשים למימוש התפקיד, אמצעי מחשוב, משאביי כוח אדם תומכים וכד'. ארגון חסר תקינה הוא ארגון "אובד". כלומר, ארגון העובד בהתאם לצרכים משתנים ולצורך השעה ואינו ערוך ומוכן להשתנות והתאמה במצבים קיצוניים משתנים.
חשיבות התקינה היא בהסדרת המשאבים ביחס למדיניות וליעדים. חוכמת המעשה בעבודת התקינה הינה מימוש תהליך סדור, הנשען על קריטריונים ברורים ומוסכמים. מדיניות שתאפשר יעילות תפקודית – תפעולית להשגת יעדי הארגון, תוך מיצוי המשאבים לייעודם בכל רמות הארגון ובכל חלקיו, בצורה אחידה ככל הניתן. תהליך התקינה חייב להיות כזה שנסמך על כלים מדידים, כאלה שנבדקו בעבודת שטח, או לחילופין מודלים, תבניות ארגוניות הנובעות מהרעיון המסדר הארגוני, או על מידע וידע ארגוניים ארוכי טווח, כזה שנצבר מעצם המעשה בתוך הארגון או בארגונים וחברות דומים, ובמקרים שבהם לא קיים ידע מעשי מוכר, יש לנסות ולמצוא ידע שכזה בידע מחקרי תיאורטי או לפתחו. את תהליך התקינה נכון לבסס על הכלים הבאים, חלקם או במשולב, בהתאם למציאות הקיימת:
"מידול" (מלשון מודל) – "בניית" מבנה שווה, המאפשר העתקה של הדברים ממקום למקום. במידול נשתמש במקומות בהם נזדקק להרכב דומה לביצוע המשימה. לדוגמא יחידות ביצוע שוות – צוות אחזקה, צוות בניה וכד'. ככלל עדיף לנסות ו"למדל" ככל שניתן את הארגון. מידול זה יאפשר את היכולת לזהות את כלל הנגזרות הנובעות מהצורך ל שינוי או למיזוג בהשוואה למצבים קיימים – בחינה השוואתית. "ניתוח עיסוקים" – בחינה פרטנית של מיקום האדם בתהליך. יכולותיו, מוטת השליטה האנושית, ההכשרה נדרשת, המומחיות, הניסיון הנדרש לתפקיד וכד'. ניתוח עיסוקים יאפיין את התקן מהיבט התאמת האדם לתפקיד – בחינת העוסק. "בדיקת צרכים" – בדיקת הצורך של הארגון או היחידה או תת היחידה בארגון לביצוע משימותיה. הבחינה הזאת תבדוק משימותיה. הבחינה מתבצעת במקרה כזה על בסיס התבוננות בתהליכים ובחינתם – בחינה ארגונית.
סדר בתקינה – הכרח ארגוני ופשטות תפעולית
אם נצא מנקודת הנחה שכבר תקננו, כיצד נבטיח את השליטה בכל מצב של שינוי? הבעיה המרכזית, העומדת בפני המנהלים, הינה להבטיח כי בעת תהליך של שינוי ימוצה במיטבו כוח האדם בהתאם לצרכי הארגון, יכולותיו ויכולות העובד. הבסיס למימוש המשאב האנושי הינו השליטה בצורך. דהיינו, יכולת התאמה טובה בין האנשים והתפקידים בכל מימדיי הארגון. מימוש התקינה יהווה השלמה להגדרות ארגוניות
תפעוליות מחייבות. על בסיסן יפעל הארגון וינתח את הגורמים השונים: ניתוח מאפייני תפקיד, ניתוח צרכים, ניתוח ומדידת תפוקות, ניתוח ומדידת תשומות נדרשות ועוד. בשביל להשתמש באופן מיטבי בתקינה, ראשית יש לבחון את המבניים הארגוניים בהתאם לייעודם והפונקציונאליות שהן משמשים בהשגת יעדי הארגון. זאת על ידי, הכרת כל הפונקציות בארגון, שיטת העבודה, כמות העובדים ורמתם. על העוסקים בנושא לבחון את העלות והתועלת שבכל בעל תפקיד. בהתאם לכך, תבוצע התקינה וזאת על בסיס כלים מקצועיים, הקיימים בידי העוסקים בתקינה כמו ראיונות, מדידות כמותיות מתחומי התעשייה והניהול, תצפיות שטח, ניתוח עיסוקים, ניתוח צרכים, חקר ישיר ועוד. ניתוח זה יבחן את הצורך בתחום המדובר, וכן, יהווה היזון חוזר לתהליכים הארגוניים ולנגזרות והמשמעויות העל
ארגוניות ויחסי גומלין עם תת יחידות אחרות בארגון. במהלך שינוי, המתחולל בחברה, עולה תמיד לדיון שאלת הפיטורין או המיזוגים. כל ניסיון לבצע תהליך זה באופן שרירותי, על פי תחושת אצבע, סקטוריאלי, גיאוגרפי או כמותי יכול לפספס את העובדים הטובים בארגון או לחילופין להשאיר מקומות בהם ישנם אנשים שאינם מייצרים אך עושים דברים שאין בהם כל משמעות או תוספת ערך לחברה. לפי כך עם ההחלטה על שינוי בארגון, יש לדון שוב על יעדיה הארגון, ותחומי האחריות והסמכות, שינויים מבניים, תהליכי ביזור סמכויות, מיקור חוץ, או תהליכי התייעלות וצמצום. אלו ועוד מחייבים כניסה לתהליך תקינה מהותי, שיאפשר תמיכה מתאימה בתהליך השינוי ובשיפור התפעול השוטף של הארגון.
מעשה התקינה
כיצד נשלוט בתקינה ונשתמש בה ככלי ניהולי בתהליכי שינוי? המענה לאתגר זה נובע משני מרכיבים, הנסמכים על עקרונות וכלים. "חוקה" ו"מערכת". עיקרון של מדיניות קבועה בכללים, וכלי שמאפשר את השליטה ומימוש הכללים והרעיון. תהליך התקינה כולל את הנושאים הבאים: הגדרת יעוד הארגון כתוצאה מיעדיו, פעילותו, חזונו הארגוני, צרכי השוק וכד'. הגדרת משאבי כוח האדם הנדרשים להשגת ייעודו הארגוני, תוך התבססות על כוח
אדם שווה כסף במיקור חוץ, וכוח אדם שעיקרו בתפקידי ליבה ארגוניים או כוח עזר נדרש. הבסיס לשליטה בתהליכי התקינה הינו הגדרת החוקה. החוקה הינה המבנה התקנתי המגדיר את יחסי הגומלין בין התקנים השונים. החוקה תתבסס על הגדרת הצורך הארגוני, על ניתוח תהליכי העבודה ועל קביעת עקרונות לתמיכה מבנה התקינה בתהליכי העבודה והצורך הארגוני. החוקה תגדיר את מהות תקן כוח האדם ותקבע חלופות אחרות למיצוי משאבים. החוקה תהווה את הבסיס להגדרת הצורך בתקן כוח האדם, לקביעת נוהל לשימור ובחינה תמידים ועדכניים של התקן, זאת בהתאם לצרכי הארגון, מגמות השוק ומצבי הזדמנות או משבר. קיום החוקה באופן הזה, תוך קביעת נוהל לאחזקתה, הם שיאפשרו לארגון לשלוט בתהליכי שינוי הנובעים מהזדמנות או משבר על מנת לעמוד בייעודו ולהשיג את רווחיו.
מערכות תומכות תקינה
אם כך מהו המענה? כיצד אפשר לקחת את "התורה כולה" ולהבטיח את יישומה האפקטיבי בארגון? המענה לכך במציאות המודרנית הינו הכנסת "הגיון" התקינה לתוך כללים ארגוניים ברורים (חוקה), מערכת ממוכנת לשליטה בתקינה (מערכת תקינה), המשלבת שינוים ארגונים עם שינוים שבוצעו בתקינה, אין בזמן אמיתי והן בראיה "היסטורית" לאחור (שמירת שינויים). מערכת זו תתבסס על מערכות
הניהול, הקיימות בכל ארגון ויהיו כאלו שידעו לשייך את התקינה ליחידה הרלוונטית, לנגזרותיה ולזיכרון הזמן. המערכת תשמש ככלי עזר לזיהוי תמונת המצב, במערכת יוגדר מבנה הארגון כפיפות ויחסי הגומלין בין גוף לגוף. רישום התקינה. המערכת תייצג את הקשרים שבין הגופים השונים ואת הזיקות בניהם, לרבות נגזרות מדרגה שנייה ושלישית בין בעלי תפקידים מותנים (מנהל יחידה לעוזרים, מפקחים לעובדים, מנהלה למטה וכד'). על המערכת לדעת לשמור על הידע הארגוני ולהבטיח את מימושו לאורך הזמן.
המערכת צריכה להיות כזאת שתתבסס על חוקה הקובעת מה הם הנגררות של כל תחום ותחום. לדוגמא, כאשר יש בכוונת ההנהלה להקים יחידה חדשה ניתן יהיה לזהותה ולהעתיקה מיחידות קודמות, וכאשר תרצה ההנהלה לפרק יחידה או לפטר אנשים, קרי לחסוך ולצמצם תקנים, ניתן יהיה לזהות את הנגזרת הנדרשת מכל שינוי ואת הנגררת הנובעת מצמצומו של בכל תפקיד. יחוד מערכת התקינה, שהינה מעודכנת תמיד, מעוגנת בכללים ובעקרונות, מסתמכת על מצבו הקונקרטי של הארגון, מבוקרת ומתופעלת תדיר. כך היא מאפשר "בניה" ו"פירוק" של הארגון בהתאם לצרכים המשתנים שלו בראיה כוללת, שתבטיח את השגת צרכי הארגון בהתאם לייעודו. מערכת כזאת, המשולבת במדיניות וכללי "עשה" ו"אל תעשה", המבוססות על התפיסה הניהולית – עסקית של הארגון, תוך ניצול תהליכי ניהול הידע הקיימים, היא שתאפשר מיצוי יעיל ואפקטיבי של משאבי כוח האדם בארגון במיוחד במצבי השתנות של הזדמנות או משבר.
סיכום
שינוי הינו מצב קבוע בעולם עסקי ותחרותי. הצורך הנובעת מסיבות רבות מחייבת מחשבה אסטרטגית להחלטה ושליטה בפרטים למימוש. האתגר העומד בפני ארגונים אינם רק להבטיח תקינת כוח אדם נכונה ואפקטיבית, אלא גם לדעת לשלוט בה כראוי במצבי שינוי הנובעים כתוצאה מתהליכים שוטפים העוברים על הארגון הכוללת מיזוגים, שינוי שווקים צרכי ניוד פעילות, התייעלות והשטחת ארגונית הגוררת פיטורין ועוד. המענה לאתגר הזה משולב. הוא כולל תפיסת ניהול ארגונית, ומדיניות תקינה (עקרונות הקצאת המשאבים). התקינה, טוב לה כי תישען על מערכת ממוכנת המבטיחה
ניהול ידע היסטורי, שימור מבנים ומודלים ויכולת לגזור את משמעויות המשאבים מאותן ההחלטות הניהוליות הכוללות והתפעוליות. בתהליך שכזה ישנה חשיבות בשמירה על הידע הארגוני הקיים, ועל הימצאות האנשים הנכונים בהיקף המתאים בתפקידים הנדרשים בארגון. השגת האתגר נמצאת במיצוי המשאבים, בדגש על המשאב האנושי, באופן דינאמי, מהיר, יעיל ואפקטיבי בהתאמה להשתנות הסביבה העסקית. הבסיס הינו שיטתיות בתהליך התקינה הארגונית המתבססת על תהליכי תקינה רציפים, שנסמכים על מדיניות (מגובי "חוקה"), אשר מנוהלים ומבוקרים במערכות מידע תומכות, נוחות וזמינות, המאפשרות את ביצוע השינויים הנדרשים והמתאימים לארגון באופן הנכון והמדויק ביותר.
אריאל פלג (תא"ל מיל') יועץ ומבקר פנים,לשעבר סגן מבקר מערכת הביטחון ,לתגובות ariel_pe@zahav.net.il
