ניהול ישיבות אפקטיבי

"חבל על כל דקה" – חשיבות ניהול הזמן בעת קיום ישיבות ,מי מאיתנו לא מכיר את הדוא"ל המבשר על ישיבה נוספת הקרבה ובאה בעיקר בתקופה זו של סוף השנה בה מנצלים המנהלים את ההזדמנות לסכם רגע לפני סוף המרוץ השנתי.
באחד הארגונים להם אנו נותנים שירותים התנוססה כתובת ססגונית שהופצה באינטרנט, בנושא ניהול ישיבות; "מרגיש בודד ? נמאס לך לעבוד לבד ? שונא לקבל החלטות??? ארגן ישיבה! שם תוכל – לאכול עוגיות, לפגוש אנשים, להציג גרפים, להרגיש חשוב, להצביע עם מקל, להרשים את ידידיך. וכל זה – על חשבון זמן עבודה! ישיבות – האלטרנטיבה המעשית לעבודה…" לאחר החיוך הבלתי נמנע, נוכח הדברים, מגיע הזמן לבדק בית ארגוני ומקצה שיפורים בניהול ישיבות.

המלצות מעשיות בנושא:
ישיבות בארגונים, מכל הסוגים, הן כלי חשוב המשרת צרכים ענייניים ובין אישיים. בישיבות מעבירים מידע, מסנכרנים, עורכים חשיבה רחבה, מפתחים ערכים החשובים לארגון ואווירת צוות, מקבלים החלטות ומקדמים נושאים שעל סדר היום. עם זאת, דרוש ניהול מוקפד, בנושא הישיבות, החל משלב התכנון ועד לאחר הישיבה – כדי לוודא שהישיבות אכן תשגנה את מטרתן, ולא תיתפסנה כגזלן זמן מיותר. חשוב לזכור כי משאב הזמן היקר תמיד, הופך יקר אף יותר כשמדובר בישיבות, בשל מכפלת מספר המשתתפים בפגישה. למשל, 5 דקות של עיכוב בפתיחת ישיבה בת 10 משתתפים, הינן שוות ערך כ-50 דקות! בהמשך ישיבה זו, 2 דקות של שיחת טלפון שהפריעה את רצף הישיבה, שוות ערך 30 דקות (כי לוקח עוד כדקה לחזור בענייניות לנושא עצמו). ולבסוף ישיבה, שגם אם התחילה בזמן וללא הפרעות, אך הסתיימה ללא קבלת החלטות וניהול בקרתן, עושה יותר נזק מתועלת. כי מנהיגות מנהל הישיבה מתערערת, כאשר המשתתפים חשים שהישיבה הייתה לא אפקטיבית וכי זמנם בוטל לריק. אז מה עושים?

להלן כמה טיפים לבחינת האם הישיבות בהנהגתכם אכן יעילות ומשיגות את מטרתן:
לפני – תכנון הישיבה
1.קבלת החלטה האם יש צורך בישיבה – הדוגלים בתהליכים שיתופיים בישיבות, יוצאים מהנחה כי השותפים לתכנון יהיו שותפים ומחויבים לביצוע.
עם זאת, לאור עלות הזמן היקרה של ישיבות, חשוב לדעת כי לא כל החלטה מצריכה שיתוף עובדים. איילת פדה גולדשטיין מתארת 4 פרמטרים,
המאפשרים למנהל להחליט מתי לשתף ומתי לא:
א.איכות – עד כמה חשוב לי איזו החלטה תתקבל.
ב.מחויבות – עד כמה חשוב לי שההחלטה תהיה מקובלת על העובדים.
ג.זמן – האם יש זמן לשיתוף, או שנדרשת תגובה מהירה.
ד.אמון – האם העובדים סומכים על המנהל שיקבל החלטה נכונה.
2.הבנייה מראש – קביעת מטרות, נושאים, סדר יום והרכב משתתפים – וידוא כי המטרות מקדמות וברות השגה, ריכוז נושאים רלוונטיים, קביעת מועד מתאים ומשך זמן ממוקד אך מספק, תוך הקצאת זמן מוגדר לכל נושא, הזמנת משתתפים רלוונטיים בלבד.
3.הכנה מראש של המציגים והמשתתפים – יש לוודא כי המציגים יכינו מראש את החומרים הרלוונטיים, יערכו להצגה ממוקדת שלהם, ובמידת הניתן אף יפיצו את החומרים לקריאה ולשם היערכות מראש של כל המשתתפים. כך גם כל מי שצריך יוכל להגיע מוכן עם התייחסויות.

תוך כדי – במהלך הישיבה
1.פתיחה בזמן והקפדה על לו"ז- הדרך היחידה ליצור שגרת ישיבות שנפתחות בזמן, היא להקפיד לפתוח אותן בזמן! בהמשך היצמדו לנושאים ולזמנים המתוכננים, תוך לקיחה בחשבון של זמן בלת"מים – כבכל ניהול זמן, ניהול ופיקוח (לעורר, להשקיט, להנחות). הדבר מהווה דוגמא אישית מיטבית לניהול ומכבד את זמן הנוכחים.
2.אוירה מכבדת ומניעת הפרעות – יצירת אוירה נינוחה ומאפשרת, סדר ישיבה מתאים, הצגת המשתתפים, הכרת המוטיבציות האישיות, שמירה על תרבות דיון. למניעת הפרעות הקפידו על השארת הסלולארי מחוץ לתחום וביטול מדיניות הדלת הפרוצה.
3.קבלת החלטות, תיעודן ובקרתן – סגירת כל נושא בהחלטה ברורה, אחראי לביצוע ולו"ז – המהווים את סיכום הפרוטוקול והבקרה לפגישה הבאה.

אחרי – מעקב ובקרת תוצרי הישיבה
1.הפצת המידע- ריכוז והפצת הנושאים שנידונו וההחלטות שהתקבלו עם היעדים לביצוע, תוך הבעת תודה למשתתפים על תרומתם.
2.בקרה על יישום ההחלטות- מעקב שוטף בהתאם ללו"ז שנקבע לביצוע. התחילו את הפגישה הבאה בעדכון מעקב לגבי הנושאים בטיפול – כדי להראות לכולם התקדמות, ואפקטיביות הישיבה הקודמת.
3.הסקת מסקנות – לגבי אפקטיביות ויעילות הישיבה, וכיצד ניתן לשפר להמשך.

לסיכום
ישיבות בארגון מהוות פעמים רבות חלק מהפוליטיקה הארגונית וככאלו הן מאבדות מיעדיהן ומושתתות על שימור סטאטוס החברים, פלטפורמה לעדכונים בלבד, או התנהלות במקום ניהול, ובכך שואבות זמן ארגוני יקר. אתם מוזמנים לפנות לאתר הבית של פ.ד.ה, לקבל סקר לבדיקת אפקטיביות הישיבות בארגון, ובהתאם לקחת אחריות ולקבל החלטות, להתוויית נורמות משופרות בנוגע לישיבות בארגון. יצירת שינוי באופן ניהול הישיבות, הינו לפעמים בבחינת שינוי בתרבות הארגונית ועל כן דורש התמדה ועקביות, ולעיתים אף סדנא ממוקדת לרתימת כלל מנהלי הארגון לשינוי המיוחל. התחילו בעריכת מסמך המתעד את כל הישיבות הקבועות, בחנו את יעילותן, צמצמו נושאים ועדכנו נהלים בנושא. וזכרו שכל חיסכון בזמן ישיבה, ולו של 5 דקות, מצטבר לזמן ארגוני יקר לכל המשתתפים, ולחוויית ניהול מקצועי וסמכותי.

חברת פ.ד.ה – יעוץ ארגוני והדרכה, מיומנת באבחון ממוקד ויעוץ למנהלים וארגונים,
בהובלת שינויים ושיפור ביצועים גם בעיתות משבר.הנך מוזמן להזמנת ייעוץ ושאלות צור קשר

שיתוף ב facebook
Facebook
שיתוף ב google
Google+
שיתוף ב twitter
Twitter
שיתוף ב linkedin
LinkedIn

פוסטים נוספים

בלוג

עוסק "פטור מורשה"

רקעאם אתם או בני הזוג נותנים שרותים לאנשים פרטיים/ עמותות/ מגזר ציבורי שאינם מזדכים על מע"מ.וגם אינכם נכללים בין מי שחייבים להיות מורשה (עו"ד/רו"ח/מוהל וכאלה..)

קרא עוד »
×